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    3. 辦事流程


          國際會議申辦流程


        在我國境內(不含港澳臺地區)舉辦的、與會者來自2個或2個以上國家和地區(不含港澳臺地區)的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等,形式包括主辦、承辦、合辦等都屬于國際會議,均須報教育部審批。


        按照教育部要求,國際會議申報流程包括年度預報和正式申報兩步:第一步,國際會議需在對外承諾或申請舉辦的前一年預報,列入國際會議年度計劃;第二步,已列入國際會議年度計劃的國際會議,由申請單位在申請舉辦的6個月前提交申報材料至教育部審批,獲得正式批準后方可啟動會議籌辦事宜。


        一、預報會議


        1.嚴格執行預報制度。每年9月,各單位會議負責人通過“中國教育系統學術會議云平臺”(建議用谷歌瀏覽器登錄http://econf.hust.edu.cn/,以下簡稱平臺,平臺-會議申報-注冊激活-會議預報申報)上報下一年度會議計劃;學校審核并上報教育部備案。每年3月可補填本年度下半年一般國際會議預報,經審核列入年度計劃后方可申報。


        2. 國際會議的預報不等同于申報,在會議未得到上級主管部門的正式批復前,不得對外宣布或承諾。未進行預報列入年度計劃的國際會議申報,原則上不予受理。不涉及敏感政治問題、外賓人數在30人以下的小型自然科學技術類國際會議,可不預報計劃,但必須按規定提前報批。


        二、申報會議


        1. 已列入年度計劃的會議,國際會議負責人應于開始對外承諾或申請舉辦國際會議的6個月前在平臺進行在線申報。


        2.會議申報的具體步驟:由會議負責人在平臺填寫國際學術會議申報表,由國際處初審通過后,會議負責人從平臺下載“國際會議校內審核流程表”。根據表格指引,經所在單位審核會簽,科技處和文科處分別負責對自然科學類和人文社科類國際學術會議進行內容和形式審查,在《國際會議校內審核流程表》中明確審批意見后,送交國際合作與交流處。國際處收到申報材料并進行審查后,由國際處將學校請示文件掃描上傳到系統,上報教育部。


        3.獲得教育部批準后,國際處下載批復函抄送各相關單位。會議主辦或承辦單位收到批復函方可對外承諾或發布會議通知。


        4.會議獲得批準后不得隨意更改會議的名稱、主題、議題和內容,不得改變會議的性質、規模、規格、舉辦時間和地點。如需更改,須在原定會議時間的前2個月在平臺上填寫更改說明申報,國際處同意之后下載表格簽字蓋學校公章并上傳至平臺報教育部審批。


        5.原則上不邀請外國政要、前政要及外國駐華使(領)館人員參加國際會議,如確有必要邀請,主辦單位須在會前三個月向國際合作與交流處提交書面報告,由國際合作與交流處報教育部批準同意后,方可向對方確認。


        6.若需邀請國家及省市領導人參加國際會議開幕式等活動,不得在平臺提交材料。主辦單位須在會前3個月向國際合作與交流處提交書面報告,包括會議背景材料和領導講話代擬稿等。國際合作與交流處在請示校領導意見后負責向國家、省、市有關部門報批。


        7.境外非政府組織贊助的國際會議,申報時需在線提交境外非政府組織簡介(wordPDF),獲批后請于會前5-10天上傳備案函PDF文件至在線平臺。


        三、會后總結


        1. 按照教育部會議批復的要求,會議結束后2個月內登錄平臺在線提交總結報告。

        2. 待國際處”初審通過”后,文件下載“在華舉辦國際會議總結表”加蓋學校公章,掃描發送到piaojishu@ouc.edu.cn,由國際處上傳至平臺。


        四、其他事宜遵照《中國海洋大學舉辦國際會議管理辦法(試行)》中國海洋大學舉辦國際會議管理辦法(試行).doc)。



        友情提示:


        1. 加蓋學校公章路徑:學校主頁-信息門戶-網上辦事大廳-印信申請;

        2. 邀請校領導出席:學校主頁-信息門戶-公文系統-公文管理-請示/報告;

        3. 會議預算表、會議簽到表下載地址:

        http://hdcw.ouc.edu.cn/2016/0901/c16938a254913/page.htm 。



        聯系人:樸吉淑


        E-mail:piaojishu@ouc.edu.cn


        電 話:66786552




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